La tendance est à l’open space dans les entreprises. Comment se concentrer en open space ? Tout le monde s’entend, tout le monde se voit. Et cela a du bon pour les relations entre collègues, pour la communication et pour la cohésion.
En revanche, il n’est pas toujours évident de se concentrer en open space quand quelqu’un parle, quand quelqu’un ouvre la porte, quand quelqu’un passe à côté de nous. Les sources de distractions sont nombreuses en open space et il n’est pas toujours évident de se concentrer, et donc d’être efficace.
Voici donc quelques astuces pour devenir plus performant et plus efficace si vous travaillez dans un open space, ou tout simplement dans un café. Pour plus de conseils productivité, tout se trouve ici.
Etablir des règles d’équipe
Première astuce, communiquer avec votre équipe. Ce sont eux les plus à-même de vous poser des questions, de vous interrompre et de vous parler puisqu’ils sont assis à côté de vous.
Vous pouvez par exemple coller un post-it rouge sur votre bureau pour signifier que vous aimeriez ne pas être déranger.
Dans mon ancienne entreprise, en milieu d’après-midi, nous prenions 10 minutes pour un quizz de culture générale tous ensemble. Cela permettait de savoir qu’une pause arrivait bientôt, de scinder l’après-midi, de partager un moment de détente pour mieux se remettre au boulot ensuite.
Vous pouvez être créatif et proposer des règles ludiques ou des règles innovantes pour inciter les autres à les suivre.
Réduire les distractions visuelles
Cela peut également être une règle à partager avec vos collègues, chacun doit ranger correctement son bureau pour éviter les sources de distractions visuelles. En effet, en plus des distractions sonores présentes en open-space, avoir une pile de documents, des stabilos flashy et des post-it éparpillés sur votre bureau peut contribuer à votre manque de concentration.
Prendre des pauses régulièrement
Le cerveau humain ne sait pas se concentrer plus de 10 minutes d’affilé. Au bout de 10 minutes, il décroche. Aussi, une astuce que vous pouvez appliquer dans n’importe quelle domaine de votre vie, c’est de vous mettre à fond sur une tâche pendant 20 minutes, puis prendre une pause de 5 minutes (pile), et commencer une autre tâche ou reprendre la tâche initiale pendant 20 minutes etc. Ainsi, vous serez beaucoup plus productif.
Mettre ses écouteurs
Pas nécessairement mettre de la musique, mais mettre des écouteurs ou des boule quies peut vous permettre de vous couper du monde le temps d’une tâche qui demande de la concentration.
Boire beaucoup d’eau et snacker
Cela peut paraître décorrelé du sujet initial, pourtant, l’eau et les glucides sont les carburants de notre cerveau. Si vous êtes déshydraté, vous aurez du mal à vous concentrer.
En milieu d’après-midi, prendre un snack peut également vous redonner de l’énergie, et des glucides pour permettre à votre cerveau de fonctionner plus efficacement.
Suivre un planning strict
J’aimais beaucoup diviser ma journée en heure. Je prenais une heure pour répondre aux emails le matin, puis je fermais ma boîte mail pour éviter d’être perturbée par l’arrive d’emails pendant que je travaillais sur d’autres taches. Ouvrir de nouveau sa boîte email à midi vous permet de vous concentrer sur une seule tâche en même temps.
Savoir dire non
Il est important de savoir s’affirmer et expliquer à vos collègues que pour l’instant vous ne pouvez pas parler, ou les aider.
Si vous n’arrivez pas à refuser que quelqu’un vous interrompe, vous risquez de mettre beaucoup plus de temps à effectuer une tâche, ne serait-ce que pour se remettre dedans après la distraction.
Si vous êtes sur un projet qui nécessite beaucoup de concentration, n’hésitez pas à expliquer à votre collègue que vous viendrez le voir plus tard.
Je vous ai d’ailleurs monté un épisode de podcast sur “comment dire non”.
Bon courage,
L.
We almost all evolve in open spaces in our companies.
Open spaces are good for communication, cohesion, relations between colleagues, but sometimes, it can be hard to stay focus.
How to stay focus when a door opens, someone walks past us, people are chatting, phones are ringing…? There are many sources of distraction in open space and it is not always easy to concentrate, and therefore to be effective.
ESTABLISH TEAM RULES
First tip, communicate with your team. They are the most likely to ask you questions, interrupt you and speak to you since they are sitting next to you.
You can, for example, stick a red post-it on your desk to indicate that you would like not to be disturbed.
In my previous company, in the middle of the afternoon, we took 10 minutes for a general knowledge quiz all together. As we knew a break was coming around 4pm, it made us more effective. Knowing that you will have a pleasant break helps, and can be seen as a milestone.
Sharing a moment of relaxation with your colleagues helps your brain relax for a while and get back to the state of concentration.
You can be creative and suggest fun or innovative rules to encourage others to follow them.
REDUCE VISUAL DISTRACTIONS
This can also be a rule to share with your colleagues, everyone must tidy up their desks properly to avoid sources of visual distraction. Indeed, in addition to the sound distractions, having a stack of documents, flashy pens and post-it notes scattered on your desk can contribute to your lack of concentration.
TAKE REGULAR BREAKS
The human brain cannot concentrate for more than 10 minutes. After 10 minutes, we stop focusing. Here is a tip to apply in any area of your life : focus on a single task for 20 minutes, then take a 5 minute break, and start another task or restart the original task for 20 minutes etc. Thus, you will be more productive.
PUT ON YOUR EARPHONES
Not necessarily putting music on, but putting on headphones or earplugs can cut yourself off from the world for a task that requires concentration.
DRINK A LOT OF WATER AND HAVE A HEALTHY SNACK
Water and carbohydrates are the fuel of our brains. If you are dehydrated, you will find it harder to concentrate. In the middle of the afternoon, having a healthy snack can also give you energy and carbs will help your brain work more efficiently.
FOLLOW A WILO
I really liked dividing my day into hours. I would take an hour to reply to emails in the morning, then close my mailbox to avoid being disturbed by incoming emails while I was working on other tasks. Reopening your mailbox at noon allows you to focus on one task at the same time.
KNOW HOW TO SAY NO
It is important to know how to assert yourself and explain to your colleagues that at the moment you cannot speak, or help them. If you can’t refuse to have someone interrupt you, it may take longer to complete a task and you could be late or missing deadlines.
If you are on a project that requires a lot of concentration, do not hesitate to explain to your colleague that you will come to see him/her later.
I’ve also edited a podcast episode on “how to say no” if you speak French, it can help =)
Good luck,
L.
